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      品牌策劃:淺析企業新聞發布會策劃方案以及相應流程

        文章來源于:公共關系網,作者丨404租客。

        每個人對“發布會”這個詞并不陌生,在日常生活和新聞報道中都會經常見到,如新產品發布會、合作發布會、戰略升級發布會、行業發布會、新聞發布會等等,其中新產品發布會和新聞發布會是最常見的。

        新款發布會以產品促銷為重點,考慮到了宣傳和造勢,而記者招待會則以信息交流為重點,考慮到了傳播和公關。

        一般而言,在發生重大影響的社會事件,如與其他組織發生法律糾紛,或因產品質量問題而引起大量用戶投訴和譴責,或受到主流媒體的相關質疑,或受到競爭者的惡意攻擊和誹謗時,企業或組織需要向公眾和媒體發布信息,需要召開記者招待會,從而實現時間、人員和媒體的集中,以網絡媒體、電視、報紙、廣播等形式迅速向公眾傳播,從而消除負面流言,提升企業形象,或創造新的新聞點。

        因此,一般會由新聞當事人或新聞發言人出面,對某一事件進行公開、權威、官方的闡述和表態,及時地向公眾說明企業的立場和態度。

        記者招待會作為企業公共關系的重要手段之一,較好地承擔了傳播大眾的作用。一是能夠在第一時間扭轉公眾對某一事件的不良印象,挽回負面影響,爭取社會輿論的支持,二是能夠積極傳達正確的立場,塑造積極、正面的企業形象。那企業的記者招待會怎樣策劃策劃呢?它的過程和要點是什么?

        確定發布會的主題。

        記者招待會是企業的一個重要節點,打好這場仗對維護企業公關形象至關重要。因此它的主題也要謹慎,要結合新聞事件來明確主題方向,做到讓媒體對它一目了然和感興趣。只有先確定主題,才能制作H5邀請函,媒體邀請請帖,媒體包裝資料,會場布置資料,紀念品等文件。

        值得注意的是,由于我國對記者招待會的申報和審批程序有嚴格的規定,因此筆者建議,企業界可以繞開這種繁瑣的操作,而將記者招待會的名稱改為“xx新聞發布會”或“xx媒體通報會”,這樣下來會更省事。

        確定會議召開的時間、地點。

        一般而言,新產品發布會從策劃到實施要提前一個月左右準備,但是記者招待會通常只有幾天時間,甚至是幾個小時準備,所以要根據具體情況具體決定。

        越是急迫的新聞事件越需要緊急召開發布會,可能上午會有相關新聞爆出,下午會有新聞發布會進行相關講解。但是如果事情不是那么緊急的話,可以提前安排半個月的時間來做好計劃。而具體時間則要避開重要節日、重大事件節點,以免形成熱點沖突,然后臨時抽人來參加媒體發布會。

        與此同時,根據媒體發稿的習慣,要把時間定在上午或下午,例如,有些平面媒體的新聞發布時間是次日早上,這樣就可以把發布會安排在下午,但是,如果你想把新聞報道安排在下午刊登,那么就可以安排在早上舉行發布會。

        最終,發布會的時間要控制在1個小時左右,最好不要超過2個小時,不要在現場講太多無意義的、形式主義的東西,最后是媒體沒有耐心,要保證現場核心、關鍵信息的傳遞,不要拖延,這樣才能保證發布會的報道效果。

        記者招待會地點一般有三種選擇,一是相關事件的現場,便于媒體采訪和直接現場取景;二是企業會議室等場所,三是酒店,出于對企業形象的考慮,一般會選擇檔次稍高一點的五星級酒店。

        因此,如果發布會租借第三方場地,要做好協商,選擇合適的場地,主要從檔次、場地大小、方便程度、價格考慮,然后簽訂合同。例如會議大廳內容納人數是否足夠,是否配備講臺及投影機等設備,停車場是否足夠,賓館周邊是否設置了相應的橫幅拱門等。

        第三,確定發布流程。

        一般來說,記者招待會的流程主要是迎賓簽到、向媒體分發資料、新聞發布發言人、點請記者、回答媒體問題、結束招待會等環節,但也有一些企業會出于禮貌,會邀請來賓參加宴會,此外,一些企業會比較重視這次活動,會安排后續的記者招待會或記者招待會。按照實際情況制作程序,并通知各來賓。

        確定參加會議的人員,并發布媒體邀請。

        記者招待會的參加者有公司領導、員工、媒體記者、同行、客戶等,要制定大名單,名單上的嘉賓要發邀請函,內容包括招待會的主題、地址、日程安排、會場布置等。接著按照大名單,進行聯絡,收回確認信息,保證重要人員不會遺漏,并且能夠按時到場,如果對方可能不能到場,應考慮是否有緊急情況出現。

        關于媒體邀請,一定要及之慎重。歸根結底,媒體的出席質量和數量決定了發布會的傳播效果。要考慮的問題有媒體屬性對應,報道質量高,權威性高,媒體關系好等,總體而言,盡量邀請媒體關系好,影響力大的媒體參與。

        與此同時,在媒體邀請中要多運用一些技巧。例如,披露信息不要太多,要適當制造懸念,要讓媒體記者感覺到“有新聞點”,否則,企業如果本身就不知名,又沒有新聞爆點,那么記者也不愿意白跑一趟。此外,與媒體溝通時,一定要強調到現場的是新聞記者,而不是媒體的廣告商,到現場時要借著發布會的機會進行商業接觸,雖然也可以幫忙發稿,但已經偏離了發布會的方向。

        此外,還需要弄清楚什么是新聞采訪權,比如主流媒體新華網、東方網等,都有采訪權,可以對發布的信息進行原創新聞撰寫,新浪、搜狐等門戶網站則沒有采訪權,只能進行轉載,所以對于沒有采訪權的媒體,要么提供自己的新聞通稿,要么要求其轉載有采訪權的媒體文章。

        準備包裝好的媒體材料。

        為便于媒體了解相關信息和發稿,主辦單位一般會準備相應的媒體資料,以手提包或文件袋的形式,,排列整齊,在簽到后發給各媒體,包括會議議程、新聞通稿、發言人演說、發言人資料、企業宣傳手冊、企業相關負責人聯系卡、紀念品、筆記本筆等。

        此外,對于一些敏感事件,一些企業會提前為媒體準備相應的采訪問題,以免造成現場尷尬,被媒體問及一些尖銳突出的問題,關系好的媒體偶爾也會操作一下,但媒體關系不好的情況下一定要慎用。

        人員安排,會場布置等。

        按計劃安排人員來布置會議場地,除了要選好會議禮儀人員、接待人員外,還要選好會場標志、拱門、橫幅、彩旗、燈光、講臺、鮮花、現場音樂、放映設備、紀念品等,還要選好新聞發言人,即發布會主持人。

        在企業中,發言人必須身居高層,具有很高的權力能代表公司的立場,同時必須具有良好的形象,出色的表達能力,靈活的反應能力,以及現場的把控能力。在一定程度上,新聞發言人就是企業的門面,要能把好的企業形象傳達給外界。

        7.檢查準備情況。

        記者招待會開始前,要對各方面的工作進行細致的監控,包括流程設置,重要人員是否已經出發,音響設備是否正常使用,現場是否會有意外發生等等,總之,不僅要檢查各項工作是否正確就緒,還要對可能發生的突發情況進行預警處理,制定救援方案。

        8.發布會的執行。

        根據會議安排,會議開始前,簽到嘉賓、嘉賓接待后,由發言人有條理地闡述總體情況,然后邀請記者提問,充分溝通,確保記者對整個活動的來龍去脈和關鍵點有足夠清楚的了解,為記者朋友聆聽新聞素材。

        若記者提及一些無關的問題,則可委婉禮貌地提醒,若問的問題涉及企業機密,則可拒絕回答;若記者提出的問題過于復雜,則可先簡單說明要點,并請會后再詳細探討。

        會議結束時,發言人再次向來賓朋友們表示感謝,如沒有會后宴會交流環節則以禮送他們離開會場。

        發布會效果圖及復盤。

        記者招待會后的媒體發布情況進行檢查和匯總,哪些媒體發布通稿,哪些媒體刪去稿件,不同媒體發布在哪些版塊(頭版、首頁、欄目頁等),同時,將發布會的視頻、音頻、文檔資料整理歸檔。

        接著,對本次記者會的效果進行全面總結,找出不足和優點,找出可優化的環節,積累經驗,為下一次記者會的成功展開打下基礎。

        要想建立一個成功的記者招待會,最后一定要熟悉媒體的傳播方式、運作機制、話題設置、輿論走向等,更要把握自己的立場和利益點,才能知道如何去表達自己的觀點和核心信息,從而達到更好的傳播效果。

        此外,對于如何制作發布會的新聞點,公關之家給出了兩點經驗,一是借勢,包括邀請明星站在發布會臺上,或借助熱點新聞,圍繞公共話題發布相關信息;二是造勢,結合自身的背景、行業環境、可挖掘的內容等,給媒體的記者朋友提供一個可切入、可深入的角度,引導他們輸出更有價值的文章,從而形成行業和輿論的動力。

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